Unsere Mitarbeiter sind ein Team (2)

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Das aktuelle Schlagwort der Teamfähigkeit wird selten hinterfragt:

Was bedeutet es, diese Fähigkeit zu besitzen?

Was passiert, wenn sie anscheinend nicht vorhanden ist?

Und wie kann ich meine Angestellten befähigen, ein stabiles Team zu bilden?

Im ersten Teil dieser Serie über den Begriff „Team“ und das, was dahinter steckt, wurde beschrieben, wie wichtig heute das Attribut „Teamfähigkeit“ bei der Auswahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter  genommen wird und wie wenig man aber darüber nachdenkt, was es für das Unternehmen wirklich bedeutet.

Apotheken haben, bedingt durch die vielfältigen Möglichkeiten der Teilzeitarbeit, größere Schwierigkeiten, ein Team so zu formen, dass alle Mitglieder und Mitgliederinnen des Teams gleichzeitig und tagtäglich mit den gleichen Problemen und Aufgabenstellungen vertraut sind.

Für Apotheken ist es daher oft schwieriger als für andere Unternehmen eine Vertrauensbasis zu schaffen, die garantiert, dass innerhalb des Teams ohne zu große Reibungsverluste miteinander gearbeitet wird. Daher kann es geschehen, dass sich „Teamblöcke“ bilden: z.B. PharmazeutInnen versus PKA oder Tara gegen Back-office.  Oder welche Möglichkeiten die einzelne Apotheke noch an Seilschaften bietet.

Auch wenn man nicht möchte, dass sich Teams so entwickeln, muss man damit rechnen, da es sich auch hier um sehr menschliche und auch verständliche Reaktionen handelt. Wenn immer die gleichen KollegInnen zusammenarbeiten, dann werden sich eben „Unterteams“ bilden. Das sind eigentlich eigenständige Teams, deren Mitglieder miteinander regelmäßig kommunizieren, ihre Arbeit aufeinander abstimmen und sich gegenseitig  unterstützen. Mit den anderen „Unterteams“ besteht im Ernstfall immer weniger Kontakt, und Wahrnehmungen über die Arbeit der „anderen“ ersetzen die notwendige Kommunikation. Konflikte können kaum mehr sachbezogen geklärt werden, da unterschwellige und nicht selten negative Emotionen über „die anderen“ mitschwingen.

Wenn man nicht sehr aufmerksam die Strömungen innerhalb des Apothekenteams beobachtet, kann es passieren, dass die Anfänge der verschiedenen Gruppenbildungen übersehen werden. Sind sie erst einmal manifest, ist es sehr viel mühsamer, das angestrebte Ziel eines einheitlichen Teams zu erreichen.

Welche Möglichkeit gibt es, innerhalb der Apotheke ein Team zu schaffen, das den Anforderungen an regelmäßiger Kommunikation und reibungsarmer Zusammenarbeit gerecht wird?

Das wichtigste Führungsinstrument in diesem Zusammenhang sind Teamsitzungen!

Leider wird gerade diese Möglichkeit zu selten oder besser gesagt: falsch benutzt. Teamsitzungen unterliegen bestimmten Kriterien. Wenn man sie beachtet, kann sich ein stabiles Team bilden. Auch wenn nicht alle Mitglieder regelmäßig miteinander arbeiten, wird die Kommunikation durch richtig geführte Teamsitzungen stabiler und die gemeinsame Aufgabe besser gemeistert. Dann präsentieren sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch nach außen – zum Kunden hin- als Team.

Die Kriterien:

• Regelmäßigkeit: Teamsitzungen müssen regelmäßig und in nicht zu langen Abständen stattfinden. Bewährt hat sich eine Teamsitzung einmal im Monat. Natürlich sind individuelle Lösungen möglich. Wichtig sind die Regelmäßigkeit und der für die jeweilige Apotheke richtige zeitliche Abstand. In großen Betrieben ist eine 14tägige Teamsitzung durchaus denkbar.
• Anwesenheitspflicht: Alle MitarbeiterInnen einer Apotheke müssen an der Teamsitzung teilnehmen. Hier darf es keine Ausnahmen oder Freiwilligkeit geben. Denn dann wird die Möglichkeit der Teambildung sofort wieder aus der Hand gegeben und man kann sich den Aufwand sparen!
• Kurz und bündig: Eine Teamsitzung hat eine strikte Zeitstruktur. Sinnvoll sind maximal 90 Minuten. Bei regelmäßiger Abhaltung genügt diese Zeit völlig, um die Anliegen zu besprechen.

Vorteile:

Der Fokus liegt auf den Themen und endlose Diskussionen werden weniger.

Alle können sich einstellen, dass die Zeit eingehalten wird. Damit wird die Teilnahme eher akzeptiert.

• Fakten bezogen: Eine Teamsitzung ist kein Mitarbeitergespräch! Inhalte der Teamsitzung sind alle Fakten, die für einen guten Arbeitsablauf notwendig sind. Themen werden auf einer Agenda angekündigt. Jedes Teammitglied hat das Recht, wichtige Themen vorzubringen. In Teams, bei denen Teamsitzungen zum Alltag gehören, werden die Themen zwischen den Sitzungen „gesammelt“.
• Genaue Einteilung der Zeit: Wenn 90 Minuten die akzeptierte Zeiteinheit darstellen, werden diese in z.B. 2x 45 Minuten unterteilt. Die ersten 45 Minuten gehören dem Team: dort werden die Themen angesprochen, die dem Team wichtig sind und gemeinsam mit dem/der Vorgesetzten eine Lösung oder ein weiteres Vorgehen diskutiert.
• Die zweiten 45 Minuten gehören dem/der Vorgesetzten. Hier werden die Themen besprochen, die diesem oder dieser wichtig sind.

Wenn die Teamsitzungen einmal in der Apotheke etabliert sind, dann wird man Erstaunliches erleben: die Zeiteinteilung ändert sich – hin zum Team. Das Team wird immer mehr Themen der Agenda übernehmen und besprechen. Im Idealfall kann sich die/der Vorgesetzte irgendwann einmal     zurücklehnen und voller Freude sein aktives Team bewundern.

Fangen Sie einfach einmal an und erleben Sie, wie sich die Teamstrukturen und die gemeinsame Arbeit zum Positiven hin verändern!

 

Dr. Christiane Bernhard

Kommunikationstrainerin und Coach

erschienen in "Der neue Apotheker", Februar 2009